Na edição deste ano do Prêmio Escolas que Inspiram, realizado pelo SAS entre suas escolas parceiras, dois projetos de Gestão de Excelência tiveram destaque por desenvolver uma gestão estratégica para captação e retenção de alunos.
As instituições Colégio Planck e Caminho do Saber foram reconhecidas pela sua Gestão de Excelência, na 2ª edição do Prêmio Escolas que Inspiram, realizada durante o Fórum de Mantenedores 2021, evento voltado às mais de 950 escolas parceiras do SAS Plataforma de Educação.
Uma gestão escolar estratégica é muito importante para garantir a retenção e captação de alunos, além de promover um bom relacionamento com professores, toda a equipe e as famílias. Desenvolver projetos com excelência proporciona resultados que tornam a escola uma referência em suas frentes de atuação. Por isso, separamos estes dois cases que podem inspirar a implementação de inovações. Confira!
Gestão da Campanha de Matrículas no Colégio Planck
O desafio para a campanha de matrículas do Colégio Planck 2021 era continuar crescendo, mesmo em meio ao cenário bastante desafiador da pandemia. O ano de 2020 foi o primeiro de operação do Ensino Fundamental Anos Iniciais e teve uma porcentagem de rematrículas alta, com 95% de adesão. Ainda assim, os estudantes não tiveram a oportunidade de vivenciar a cultura do Planck em sua potencialidade.
Pensando nisso, foi confeccionada e instalada no pátio do Colégio uma árvore, símbolo da campanha de 2022, com três metros de altura, cujo objetivo era proporcionar a interação dos estudantes e visitantes. Na árvore, um quiz é ativado através de um QR code, com diversas perguntas temáticas sobre o Planck, seus professores e modelo de educação. A cada quinze dias, os melhores colocados recebem uma premiação e as perguntas são trocadas. Em 40 dias de campanha, os QR codes foram acionados mais de mil vezes.
A ação gerou engajamento por despertar a curiosidade dos alunos, que se esforçam para aprender mais sobre o Colégio. Além disso, os visitantes também podem participar, com um questionário que tem como objetivo entender as maiores dúvidas deles.
A implementação
Apesar do lançamento oficial da campanha de matrículas ocorrer em maio, o planejamento de Marketing do Colégio Planck é dinâmico, implementando as ações estratégicas ao longo do ano todo. Para traduzir esse conceito em um formato visual, utilizaram a imagem da árvore Jabuticabeira, que é um símbolo da instituição.
A árvore foi desenhada pela equipe de Marketing, que contratou uma empresa especialista para a confecção e instalação do projeto. O Colégio é responsável pela elaboração das perguntas do quiz. O investimento envolveu a criação do conceito, instalação, logística, ferramentas, como o Google Forms e o QR code para mensurar os acessos e o desenvolvimento de um programa exclusivo integrado, para que o estudante pudesse escolher a cor do led da árvore.
Os resultados
Além da quantidade de estudantes e visitantes alcançados, o quiz trouxe a possibilidade de abordar outros temas ao longo do ano, também levando em conta a sazonalidade e projetos do Colégio. Há, ainda, um projeto social envolvendo a árvore, onde os alunos inscreverão instituições filantrópicas, arrecadarão donativos e o resultado do jogo é que definirá as entidades que receberão as arrecadações. Envolvendo, assim, toda a comunidade escolar em uma ação de gamificação que fortalece a empatia.
Os aprendizados foram muitos, como a necessidade de a equipe estar sempre aberta às mudanças para planejar, replanejar e acompanhar os processos. A comunicação interna com alunos e famílias precisou acontecer de forma mais rápida e eficiente. E, para a evolução do projeto, novas ações são implementadas através de um professor multiplicador de cada área, aluno tutor, curso básico de integração para novos funcionários e continuidade dos encontros semanais de formação.
Escola Caminho do Saber e a reestruturação da Gestão Escolar
A Escola Caminho do Saber iniciou um projeto de reestruturação da gestão escolar, realizando um novo Planejamento Estratégico, baseado em ferramentas específicas tradicionalmente utilizadas no meio empresarial. O objetivo é a captação e retenção de alunos para o crescimento do negócio. A Rede conta com uma grande estrutura física e de pessoal, com duas unidades franqueadas, o que tornava complexos os desafios da condução da rotina educacional e de gestão.
Como primeiro passo, a Rede Caminho do Saber realizou a transição e a profissionalização da gestão escolar, fazendo mudanças na cultura da escola, sem perder a essência de simplicidade, alegria e a alta performance. Isso gerou impactos diretamente nos funcionários, pais e alunos, envolvendo toda a comunidade nessa mudança, para a garantia de resultados mais satisfatórios.
A reestruturação
O projeto de reestruturação foi aplicado utilizando diversas metodologias, como as encontradas no Mais Gestão, no Portal do SAS, e a ferramenta Lean, tradicional no mercado. Além disso, houve um momento de escuta feito com 20 grupos de funcionários, que dominam e conhecem a realidade da prática diária, bem como pais e alunos representantes. Após esta etapa, foi estabelecido um plano de ação específico e definidas equipes de trabalho para atuarem nas diferentes frentes.
A escuta foi feita com o método SWOT (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças, em português), através de uma consultoria externa que viveu uma imersão no dia a dia. A partir disso, identificou-se a necessidade de melhorias na captação e retenção de alunos. A ferramenta escolhida para esta frente de trabalho foi o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM), que ajuda a desenvolver um entendimento do processo atual, focando na simplificação, diminuição de retrabalhos e otimização de recursos, além de projetar o modelo ideal de processo para ser implementado no futuro.
As mudanças geradas pelo projeto
O projeto está em andamento com o cronograma dentro do prazo e já trouxe muitos resultados. Dentre eles, a transição da gestão, engajamento da equipe; criação de grupos de trabalho; contratação de especialistas em processos, ampliação da equipe de setores estratégicos e atendimento rápido de demandas das reuniões. O processo de matrículas foi aprimorado, reduzindo de dez para seis setores envolvidos e de cinco para dois dias.
A profissionalização da gestão garante a melhor entrega do produto e, consequentemente, potencializa a captação e retenção dos alunos. Com isso, a Escola consegue fazer o negócio crescer, sem perder a sua essência.
Trabalhando por uma Gestão de Excelência
Os cases vencedores na categoria de gestão ressaltam a importância de ter um planejamento estratégico bem definido que seja implementado ao longo de todo o ano escolar, garantindo a retenção dos alunos e busca por novas matrículas, o que traz benefícios à escola e toda sua comunidade.
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